Manual do usuário

1.1) No primeiro acesso, ao entrar no Portal de Cotação Compras, o fornecedor deve clicar em esqueci minha senha, preencher o campo com seu CNPJ\CPF e clicar em enviar, como mostra a Figura 1.

FIGURA 1 - PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – ESQUECI MINHA SENHA

1.2) Em seguida, ele deve verificar se recebeu um e-mail com o assunto “Senha”. Esse e-mail contém a senha para o fornecedor acessar o Portal de Compras, conforme Figura 2.

FIGURA 2 - CAIXA DE EMAIL DO FORNECEDOR – E-MAIL COM SENHA DE ACESSO

1.3) Com a senha temporária em mãos, o fornecedor irá entrar novamente no Portal. No campo de login, deve inserir seu CNPJ\CPF e a senha temporária, como mostra a Figura 3.

FIGURA 3 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – ENTRANDO NO PORTAL DE COMPRAS

1.4) Ao entrar, o fornecedor será redirecionado a página de alteração de senha, no qual ele deve inserir a senha temporária e deve criar uma nova senha, de acordo com a sua necessidade. Uma mensagem de confirmação será exibida, conforme Figura 4, após clicar no botão “Alterar”.

FIGURA 4 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – ALTERAÇÃO DE SENHA DE ACESSO

2.1) Para os demais acessos, já com a senha definitiva em mãos, o fornecedor deve entrar no Portal e inserir seu CNPJ\CPF e a senha, como mostra a Figura 5.

FIGURA 5 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – ENTRANDO NO PORTAL DE COMPRAS

3.1) Dentro do portal, na aba “Cotações”, existem uma lista das cotações liberadas para o fornecedor. O fornecedor deverá acessar a cotação clicando na linha referente a cotação desejada – conforme Figura 6.

FIGURA 6 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – VISUALIZANDO COTAÇÕES DISPONÍVEIS

3.2) Ao entrar na cotação especifica, o fornecedor terá acesso aos detalhes dos itens e da cotação. Nesse momento, o fornecedor poderá informar, revisar ou alterar os dados da cotação, por exemplo, a forma e a condições de pagamento. Os campos em verde são obrigatórios e exigem preenchimento antes de “Salvar”. Depois de realizar qualquer alteração, também é necessário clicar no botão “Salvar” – conforme Figura 7 .

FIGURA 7 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – VISUALIZAR DETALHES DA COTAÇÃO

3.3) Para adicionar informações aos itens da cotação, selecionar o item desejado e clicar no botão “Detalhe”, localizado no rodapé da tela – conforme Figura 8. O fornecedor deve visualizar os campos e informar, principalmente, o valor unitário do item, baseado em informações importantes, como: a Unidade, Conversão e Marcas aceitáveis.

FIGURA 8 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – DETALHES DE CADA ITEM

3.4) É essencial ter atenção quanto as marcas dos itens. Caso o fornecedor for cotar uma marca diferente das “Marcas aceitáveis”, ou seja, se a marca a ser cotada não constar nas possibilidades de seleção, é necessário selecionar a opção “Outra marca” e preencher o campo “Marca fornecedor” com o nome da marca que está sendo cotada, como mostra a Figura 9. Tal ação vai evitar interpretações equivocadas de valores referente as marcas.

FIGURA 9 - PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS - MARCAS COTADAS

3.5) Depois de preencher todas as informações necessárias, o fornecedor deve clicar no botão Salvar. O sistema mostrará uma mensagem no alto da tela informando que a cotação foi atualizada com sucesso – conforme Figura 10.

FIGURA 10 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – REGISTRANDO VALORES PARA O ITEM

3.6) O sistema irá informar que o item foi “Atualizado com sucesso!” – conforme Figura 11

FIGURA 11 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – MENSAGEM DE ATUALIZAÇÃO

IMPORTANTE!! O fornecedor deve informar os valores para todos os itens da cotação da mesma forma citada nos passos anteriores.

4.1) Para liberar a cotação, depois de informar os valores de todos os itens, o fornecedor terá que CONFIRMAR a cotação. Para isso, ele deve passar o cursor do mouse na opção “Cotação” presente no menu superior do site. Ao abrir a cascata de opções, ele deverá clicar em “Confirmar” – conforme Figura 12.

FIGURA 12 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – CONFIRMAÇÃO DA COTAÇÃO

O sistema vai mostrar uma mensagem de confirmação alertando que “Uma vez confirmada, a cotação não pode ser mais alterada”. O fornecedor só deve clicar em “OK” depois de ter certeza de ter lançado corretamente todas as informações pertinentes a cotação. Ao confirmar, a cotação com os valores preenchidos será enviada para o setor de compras que vão dar continuidade ao processo.

4.2) Caso o fornecedor perceba a necessidade de fazer alguma alteração dentro da cotação já “Confirmada”, deverá entrar em contato com o setor de compras. Se a alteração for autorizada, o fornecedor poderá desfazer a confirmação e alterar o que for necessário. Para isso, deverá navegar no menu “Cotação” e clicar em cotações “Confirmadas” na cascata das cotações, conforme Figura 13

FIGURA 13 - PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS - ACESSAR COTAÇÕES CONFIRMADAS

Selecionar a cotação que deseja desfazer confirmação e nas opções do menu cotações selecionar a opção “Desfazer Confirmação” como mostra a Figura 14.

FIGURA 14 - PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS - DESFAZER CONFIRMAÇÃO

Dessa forma o fornecedor pode fazer as alterações necessárias e confirmar novamente a cotação após as suas correções.

- Existem outras opções no menu “Cotação” que são usadas para visualizar as cotações abertas, canceladas, confirmadas ou para localizar qualquer cotação – conforme Figura 15.

FIGURA 15 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – OPÇÕES DE STATUS PARA COTAÇÃO

5.1) Para o fornecedor imprimir ou baixar o relatório da cotação de compras, basta selecionar a cotação desejada, clicar em visualizar e, depois, clicar no ícone de download ou da impressora – conforme mostra a Figura 16.

FIGURA 16 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – SALVAR OU IMPRIMIR RELATÓRIO

6.1) Depois do setor de compras gerar os itens vencedores das diversas cotações recebidas, o sistema automaticamente vai gerar uma ordem de compra para cada fornecedor, somente com os itens ganhos por ele. No menu “Ordem de compra”, o fornecedor poderá consultar as ordens de compras com os itens vencedores que foram destinados a ele – conforme Figura 17.

FIGURA 17 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – POSSIBILIDADES DE NAVEGAÇÃO

As outras opções no menu “Ordem de compra” são para visualizar as ordens canceladas, confirmadas ou pendentes.

7.1) As demais opções no topo da página permitem tanto a navegabilidade do fornecedor em suas cotações e ordens de compra quanto a “troca de senha” e “logoff”, ou seja, possibilitar o fornecedor a sair do portal, após o seu uso – conforme Figura 18.

FIGURA 18 – PORTAL DE COTAÇÃO COMPRAS – NAVEGABILIDADE DO PORTAL DE COMPRAS